Właściciele firm i menedżerowie powinni zrozumieć podstawowe zasady screeningu telefonicznego, aby zmaksymalizować wydajność i skuteczność swoich interakcji. Obejmuje to znaczenie przedstawienia siebie i swojej firmy, używając profesjonalnego tonu i robiąc szczegółowe notatki.
Ważne jest, aby być w stanie dostosować się do różnych typów rozmówców i sytuacji. Może to obejmować radzenie sobie z gniewnymi klientami, obsługę zapytań od potencjalnych klientów lub odpowiadanie na pytania od współpracowników. Umiejętność dostosowania swojego podejścia, aby upewnić się, że rozmówca jest zadowolony, jest kluczowa.
Zarządzanie czasem jest niezbędne w każdym biznesie, a screening telefoniczny nie jest wyjątkiem. Wiedza o tym, kiedy odebrać rozmowę, kiedy przekierować rozmowę i kiedy ją zakończyć, to ważne umiejętności dla udanej telefonicznej kontroli.
Technologia może być wielkim atutem, jeśli chodzi o screening telefoniczny. Systemy automatyczne, przekierowania połączeń i poczta głosowa to narzędzia, które można wykorzystać, aby usprawnić proces i zapewnić, że połączenia są obsługiwane w odpowiednim czasie.
Pozytywne środowisko jest niezbędne w każdym biznesie, a screening telefoniczny nie jest wyjątkiem. Bycie uprzejmym, używanie odpowiedniego języka i poświęcenie czasu na wysłuchanie rozmówcy to kluczowe elementy tworzenia pozytywnej atmosfery.
Nawiązanie dobrego rapportu z dzwoniącym jest niezbędne dla udanego telefonicznego doświadczenia przesiewowego. Bycie cierpliwym i przyjaznym przejdzie długą drogę do tego, aby rozmówca czuł się komfortowo i chętnie dzielił się informacjami.
Podczas telefonicznych badań przesiewowych ważne jest, aby określić właściwe pytania, które należy zadać, aby uzyskać jak najwięcej z rozmowy. Zadawanie pytań otwartych, unikanie pytań naprowadzających i pozwolenie rozmówcy na odpowiedź to ważne elementy.
Podążanie za rozmową po przeprowadzeniu badania telefonicznego jest niezbędne. Może to obejmować wysyłanie kolejnych e-maili, wykonywanie kolejnych połączeń lub zaplanowanie spotkania w celu dalszego omówienia tematów omawianych podczas rozmowy. Poświęcenie czasu na to zapewni, że wszystkie strony są na tej samej stronie i pomoże zbudować długoterminowe relacje.
1. Odbieraj telefon w sposób profesjonalny, używając uprzejmego i przyjaznego tonu.
2. Mów wyraźnie i powoli, wymawiając swoje słowa.
3. Unikaj używania slangu i kolokwializmów.
Kiedy otrzymujesz telefon z nowego lub nieznanego numeru, najlepiej jest go prześwietlić przed odebraniem. Można to zrobić prosząc dzwoniącego o podanie nazwiska i celu rozmowy, albo używając blokady połączeń lub usługi ekranowania. Jeśli dzwoniący nie jest w stanie lub nie chce podać tych informacji, jest prawdopodobne, że nie jest on uprawniony i możesz zdecydować się nie odbierać połączenia.
Podczas obsługi rozmowy biznesowej ważne jest, aby być profesjonalnym i uprzejmym. Powinieneś przedstawić siebie i swoją firmę oraz wyjaśnić, dlaczego dzwonisz. Przekazując wiadomość, należy być jasnym i zwięzłym, a także upewnić się, że obiecane informacje lub działania zostaną zrealizowane. Podziękuj osobie za jej czas i grzecznie zakończ rozmowę.
Jest kilka rzeczy, których powinieneś unikać podczas rozmowy biznesowej, aby zachować profesjonalny wygląd i utrzymać rozmowę na właściwym torze. Po pierwsze, unikaj przerywania osobie, z którą rozmawiasz. Pozwól jej dokończyć swoje myśli, zanim się odezwie. Po drugie, unikaj mówienia nad kimś innym. Jeśli ktoś inny mówi, poczekaj na swoją kolej i pozwól mu skończyć. Po trzecie, unikaj rozmów na boku. Na przykład, jeśli prowadzisz rozmowę konferencyjną, unikaj rozmawiania z osobą obok. Po czwarte, unikaj mówienia monotonnym głosem. Może to być nudne dla osoby po drugiej stronie i utrudnić jej zwrócenie uwagi. Wreszcie, unikaj używania slangu lub profanacji. Jest to niestosowne w środowisku biznesowym i może być obraźliwe dla osoby, z którą rozmawiasz.
Jest kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas sprawdzania połączeń:
1. Kto dzwoni? Czy rozmówca jest potencjalnym klientem? Czy rozmówca jest przedstawicielem handlowym? Czy dzwoniący jest telemarketerem?
2. W jakim celu rozmówca dzwoni? Czy rozmówca szuka informacji o Twoim produkcie lub usłudze? Czy rozmówca chce umówić się na spotkanie? Czy rozmówca próbuje Ci coś sprzedać?
3. Jak możesz najlepiej pomóc dzwoniącemu? Czy możesz udzielić informacji, której rozmówca szuka? Czy możesz umówić rozmówcę na spotkanie? Czy możesz pomóc rozmówcy znaleźć produkt lub usługę, której potrzebuje?
4. Czy rozmówca jest grzeczny i uprzejmy? Czy rozmówca używa przekleństw lub jest obraźliwy?
5. Czy rozmówca jest skłonny wysłuchać Twoich instrukcji? Czy przerywa Ci lub próbuje mówić nad Tobą?
6. Czy rozmowa jest związana z Twoją działalnością? Czy rozmówca prosi o coś, czego nie oferujesz?
7. Czy dzwoniący znajduje się w obszarze Twoich usług? Czy dzwoni spoza Twojego obszaru usług?
8. Czy dzwoniący prosi o oddzwonienie? Jeśli tak, to kiedy najlepiej oddzwonić?
9. Czy dzwoniący prosi o konkretny produkt lub usługę? Czy oferują Państwo ten produkt lub usługę?
10. Czy dzwoniący prosi o wycenę? Czy podają Państwo ceny przez telefon?