Podania o pracę powinny być przechowywane przez pewien okres czasu po zatrudnieniu pracownika, w zależności od charakteru stanowiska. Generalnie, dla większości stanowisk, podania powinny być przechowywane przez jeden rok. Dla stanowisk ze specjalnymi przepisami, takimi jak te, które wymagają poświadczenia bezpieczeństwa, aplikacja powinna być przechowywana przez minimum trzy lata.
Istnieje kilka powodów, dla których ważne jest przechowywanie aplikacji o pracę w aktach. Po pierwsze, pozwala to pracodawcom spojrzeć wstecz na proces zatrudniania, aby upewnić się, że zastosowali odpowiednie procedury. Dodatkowo, ważne jest, aby mieć dokumentację w przypadku sporu prawnego.
Aplikacje o pracę powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu. Może to być zarówno fizyczny, jak i cyfrowy system przechowywania. Ważne jest, aby zapewnić, że system jest chroniony hasłem i regularnie monitorowany, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.
Po upływie okresu przechowywania wniosku, powinien on zostać zniszczony w bezpieczny sposób. Najczęstszą metodą niszczenia aplikacji jest niszczenie na ścinki. Inne metody niszczenia to m.in. spalenie lub spulchnienie dokumentów.
Pracodawcy powinni prowadzić dokumentację wszystkich aplikacji, które otrzymują, w tym datę ich otrzymania i kiedy zostały zniszczone. Jest to ważne z powodów prawnych i zgodności z przepisami. Dodatkowo, pomaga pracodawcom śledzić proces zatrudniania.
Aplikacje o pracę nie powinny być udostępniane osobom trzecim. Informacje zawarte w aplikacji są poufne i powinny być udostępniane tylko upoważnionym pracownikom.
Pracodawcy mogą wykorzystać technologię, aby ułatwić przechowywanie i niszczenie aplikacji. Istnieje kilka programów, które mogą pomóc pracodawcom w zarządzaniu tym procesem. Dodatkowo istnieją usługi, które mogą bezpiecznie przechowywać i niszczyć aplikacje.
Pracodawcy powinni być świadomi wszelkich obowiązujących praw i przepisów, które mogą mieć wpływ na przechowywanie aplikacji. W niektórych przypadkach pracodawcy mogą być zobowiązani do przechowywania aplikacji przez określony czas. Dodatkowo, mogą istnieć prawa, które nakazują, jak aplikacje powinny być przechowywane i niszczone.
Te tematy zapewniają kompleksowe spojrzenie na proces zatrzymywania i niszczenia aplikacji o pracę. Rozumiejąc, jak długo należy przechowywać aplikacje, jakie są powody ich przechowywania, wymagania dotyczące przechowywania i niszczenia, prowadzenie dokumentacji, udostępnianie informacji, wykorzystanie technologii oraz obowiązujące prawo, pracodawcy mogą zapewnić, że stosują się do najlepszych praktyk.
Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ czas, przez jaki życiorysy muszą być przechowywane, zależy od polityki i procedur danej firmy. Jednak, jako ogólna zasada kciuka, jest ogólnie wskazane, aby zachować CV na pliku przez co najmniej sześć miesięcy do jednego roku. Zapewni to, że będziesz miał pulę wykwalifikowanych kandydatów do wyboru w przypadku, gdy stanowisko zostanie otwarte, a także da Ci szansę na przejrzenie CV każdego nowego kandydata.
Pracownicy zazwyczaj nie mają czasu na czytanie każdej otrzymanej aplikacji o pracę. Większość pracodawców stosuje pewien rodzaj procesu przesiewowego, aby określić, którzy kandydaci są warci rozmowy kwalifikacyjnej. Proces ten może obejmować wstępne przejrzenie życiorysów lub aplikacji, a następnie rozmowę telefoniczną lub wywiad.
Pracodawcy są zobowiązani do przechowywania pewnych zapisów przez co najmniej trzy lata, w tym:
-Karty czasu pracy lub inne zapisy dotyczące przepracowanych godzin
-Rejestry płacowe
-Rejestry wynagrodzeń pracowników
-Rejestry świadczeń
-Rejestry podatkowe
-Rejestry wydajności pracowników
-Rejestry dyscypliny pracowników
-Rejestry nieobecności pracowników
-Rejestry szkoleń pracowników
Czas, przez jaki przechowujesz nieudane podania o pracę zależy od zasad i procedur obowiązujących w Twojej firmie. Zazwyczaj aplikacje są przechowywane w aktach przez okres od sześciu miesięcy do jednego roku.
Tak, pracodawcy przechowują życiorysy. Często przechowują je dla przyszłych celów, kiedy zatrudniają na nowe stanowiska. Czasami pracodawcy przechowują je również po to, aby śledzić pulę talentów w swojej firmie.