QuickBooks to popularne oprogramowanie księgowe wykorzystywane przez wiele firm do zarządzania procesami fakturowania. Fakturowanie w QuickBooks to prosty proces, który wymaga wprowadzenia informacji o kliencie, utworzenia faktury i wysłania jej. Ważne jest, aby móc stwierdzić, czy faktura została wysłana do klienta w QuickBooks.
Jeśli zastanawiasz się, czy faktura została wysłana w QuickBooks, pierwszym miejscem, do którego należy zajrzeć jest lista faktur. Możesz uzyskać dostęp do tej listy, klikając zakładkę „Faktury” w menu po lewej stronie. Tutaj będziesz mógł zobaczyć przegląd wszystkich faktur, które zostały wysłane.
Po zlokalizowaniu żądanej faktury na liście, możesz sprawdzić jej status. Status faktury wskazuje, czy została ona wysłana czy nie. Status „Wysłana” oznacza, że faktura została wysłana, natomiast status „Nie wysłana” oznacza, że nie została wysłana.
Jeśli potrzebujesz wysłać fakturę, możesz to zrobić w QuickBooks. Aby to zrobić, musisz wprowadzić dane klienta, utworzyć fakturę i wybrać opcję „Wyślij”. Możesz również dodać notatkę do faktury i dołączyć wszelkie niezbędne dokumenty przed wysłaniem.
Podczas wysyłania faktury w QuickBooks, możesz wykorzystać szablon e-maila, aby dostosować wiadomość, która jest wysyłana wraz z nią. Aby uzyskać dostęp do szablonów e-mail, kliknij zakładkę „Ustawienia” w menu po lewej stronie i wybierz „Szablony e-mail”. Tutaj można tworzyć i edytować szablony dla faktur, kosztorysów i innych dokumentów.
Jeśli faktura została już wysłana, możesz ją ponownie wysłać w QuickBooks. Aby to zrobić, znajdź fakturę na liście i wybierz opcję „Wyślij ponownie”. Możesz również dodać notatkę do faktury i dołączyć wszelkie niezbędne dokumenty przed wysłaniem.
Jeśli korzystasz z QuickBooks Online, możesz łatwo stwierdzić, czy faktura została wysłana. Wystarczy przejść do zakładki „Faktury”, wybrać odpowiednią fakturę i spojrzeć na pole „Status”. Jeśli faktura została wysłana, jej status będzie brzmiał „Wysłana”.
Istnieją również aplikacje firm trzecich, które można wykorzystać do śledzenia faktur w QuickBooks. Aplikacje te mogą być używane do wysyłania klientom przypomnień o terminie płatności faktury, jak również do śledzenia statusu faktury. Może to być pomocne, jeśli musisz mieć oko na swój proces fakturowania.
Jeśli masz problemy z fakturowaniem w QuickBooks, możesz zrobić kilka rzeczy. Możesz skontaktować się z działem obsługi klienta, sprawdzić bazę wiedzy QuickBooks lub poszukać samouczków online, które pomogą Ci rozwiązać ewentualne problemy.
Podsumowując, QuickBooks to świetne narzędzie do zarządzania fakturami. Łatwo jest stwierdzić, czy faktura została wysłana w programie QuickBooks, a także wysyłać i ponownie wysyłać faktury. Ponadto istnieją różne aplikacje i zasoby firm trzecich, które mogą pomóc w rozwiązywaniu wszelkich problemów związanych z fakturowaniem.
Tak, jest. QuickBooks Online ma wbudowany system poczty elektronicznej, który pozwala na wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail bezpośrednio w programie. Aby uzyskać dostęp do swojej poczty elektronicznej w QuickBooks Online, wystarczy kliknąć na zakładkę „Poczta” po lewej stronie ekranu. Stamtąd będziesz mógł zobaczyć wszystkie wysłane i otrzymane wiadomości e-mail.
Istnieje kilka sposobów na znalezienie faktur, które nie zostały wysłane w QuickBooks Online:
1. Przejdź do menu Sprzedaż i wybierz opcję Faktury.
2. Na stronie Faktury wybierz przycisk Filtr, a następnie wybierz filtr Niezapłacone/niewysłane.
3. Dzięki temu zobaczysz wszystkie faktury, które nie zostały opłacone lub wysłane.
4. Możesz również przejść do menu Raporty i uruchomić raport Niezapłacone faktury. Ten raport pokaże Ci wszystkie faktury, które są obecnie niezapłacone.
W prawym górnym rogu ekranu faktury w QuickBooks znajduje się mała ikona drukarki. Jeśli ta ikona jest podświetlona, oznacza to, że faktura została wydrukowana.
W programie QuickBooks desktop możesz wyciągnąć raport pokazujący wysłaną wiadomość e-mail, wykonując następujące kroki:
1. Przejdź do menu Raporty i wybierz Raporty niestandardowe.
2. Kliknij na typ raportu Transakcja Szczegółowa wg Klienta.
3. Wybrać zakres dat dla raportu.
4. kliknąć opcję Zapamiętane na dole ekranu.
5. Wybierz e-mail, który chcesz uwzględnić w raporcie i kliknij OK.
Faktura w wiadomości e-mail zawiera zazwyczaj te same informacje, co faktura papierowa, w tym nazwę firmy i dane kontaktowe, nazwę klienta i dane kontaktowe, opis sprzedanych towarów lub usług, daty wykonania usługi, kwotę należności i warunki płatności. Faktura może również zawierać logo firmy, wiadomość od firmy lub inne elementy brandingowe.