Potwierdzenia zapłaty kartą kredytową są dokumentami generowanymi, gdy klient płaci za towary lub usługi kartą kredytową. Dokumenty te zawierają listę zakupów dokonanych przez klienta i są ważne dla firm w celu śledzenia sprzedaży i zarządzania podatkami.
Przedsiębiorstwa powinny przechowywać potwierdzenia płatności kartą kredytową przez co najmniej rok, ale zaleca się przechowywanie ich przez okres do trzech lat. Wynika to z przepisów i regulacji, które wymagają od firm przechowywania dokumentacji finansowej w celu ochrony przed potencjalnymi audytami podatkowymi.
Przechowywanie kwitów z kart kredytowych jest korzystne dla firm, ponieważ stanowi dowód sprzedaży i dochodów. Może to być wykorzystane do pomocy w wypełnianiu podatków, księgowości i rachunkowości. Pomaga to również firmom śledzić zakupy klientów i monitorować ich wydatki w celach promocyjnych.
Oprócz dowodów zakupu kart kredytowych, firmy powinny również przechowywać wyciągi bankowe, faktury i inne dokumenty finansowe związane z działalnością. Dokumenty te stanowią dowód działalności finansowej i mogą być wykorzystywane do analizy przepływu środków pieniężnych, budżetowania i innych kwestii finansowych.
Cyfrowa dokumentacja finansowa jest przechowywana w formie elektronicznej i jest łatwiejsza do zarządzania niż dokumenty papierowe. Dokumentacja cyfrowa może być bezpiecznie przechowywana w systemach opartych na chmurze i szybko dostępna. Dokumenty papierowe wymagają więcej miejsca do przechowywania i mają większe ryzyko utraty lub uszkodzenia.
Przedsiębiorstwa powinny przechowywać dokumentację finansową w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp ma upoważniony personel. Dokumenty papierowe powinny być przechowywane w ognioodpornym sejfie, a zapisy cyfrowe powinny być regularnie backupowane. Dokumenty powinny być również zorganizowane w taki sposób, aby łatwo było je znaleźć.
Firmy powinny zapewnić sobie zgodność z prawem i przepisami poprzez prowadzenie dokumentacji finansowej zgodnie z prawem. Może to oznaczać przechowywanie dokumentacji przez określony czas, dokumentowanie określonych transakcji lub składanie określonych sprawozdań.
Prowadzenie dokumentacji finansowej pomaga firmom śledzić ich finanse i analizować wyniki. Pomaga również firmom wykryć oszustwa lub kradzieże i przygotować się do kontroli podatkowych. Prowadzenie dokumentacji finansowej jest również ważne dla ustalenia zdolności kredytowej.
Główną wadą prowadzenia dokumentacji finansowej jest czas i wysiłek, jaki trzeba włożyć w zarządzanie nią. Wymaga to również zorganizowanego systemu przechowywania i wyszukiwania zapisów. Dodatkowo, posiadanie zbyt wielu zapisów może prowadzić do zamieszania i bałaganu.
Wniosek
Zapisy finansowe są krytyczną częścią prowadzenia udanego biznesu. Prowadzenie rejestrów wpływów z kart kredytowych, wyciągów bankowych, faktur i innych dokumentów pomaga firmom śledzić sprzedaż, monitorować wydatki klientów, analizować wyniki i przestrzegać prawa i przepisów. Stosując najlepsze praktyki przechowywania, firmy mogą zapewnić, że ich dokumentacja finansowa jest właściwie przechowywana i łatwo dostępna.
Możesz wyrzucić pokwitowania z kart kredytowych, ale nie jest to zalecane. Pokwitowania z kart kredytowych zawierają poufne informacje, takie jak numer konta i data ważności karty. Jeśli takie pokwitowania dostaną się w niepowołane ręce, mogą zostać wykorzystane do popełnienia oszustwa. Najlepiej jest pociąć lub zniszczyć pokwitowania z kart kredytowych przed pozbyciem się ich.
Powinieneś zachować wszystkie pokwitowania z działalności gospodarczej na wypadek, gdybyś musiał je pokazać IRS lub innemu organowi podatkowemu. Paragony mogą być również przydatne w śledzeniu wydatków biznesowych.
Większość sklepów przechowuje paragony przez pewien okres czasu, zazwyczaj około 3-6 miesięcy. Są jednak sklepy, które przechowują paragony przez krótszy okres czasu, np. 1-2 miesiące. Niektóre sklepy mogą przechowywać paragony przez dłuższy okres czasu, np. 1 rok.
Paragony wizowe powinny być przechowywane przez co najmniej jeden rok.
Jest kilka powodów, aby zachować stare paragony. Po pierwsze, jeśli zwrócisz przedmiot, będziesz potrzebował paragonu, aby otrzymać zwrot pieniędzy. Po drugie, jeśli zostaniesz poddany audytowi, będziesz potrzebował paragonów, aby udowodnić swoje wydatki. Wreszcie, paragony mogą być pomocne w śledzeniu wydatków w czasie.