1. Definiowanie faktury: Faktura to dokument wysyłany do klientów przez firmę z prośbą o zapłatę za towary lub usługi. Zazwyczaj zawiera ona termin płatności, warunki płatności oraz należną kwotę.
2. Konfigurowanie systemu faktur: Przy tworzeniu systemu faktur ważne jest, aby wybrać oprogramowanie, które jest przyjazne dla użytkownika i proste. Posiadanie systemu ułatwia śledzenie faktur i zapewnia, że klienci są rozliczani dokładnie i na czas.
3. Określenie warunków płatności: Podczas tworzenia faktury, firmy powinny wyraźnie nakreślić swoje warunki płatności i oczekiwania. Warunki płatności powinny zawierać termin płatności, wszelkie obowiązujące opłaty za opóźnienie oraz akceptowaną metodę płatności.
4. Tworzenie szablonu faktury: Aby ułatwić proces wysyłania faktur, firmy powinny stworzyć standardowy szablon faktury. Szablon ten powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje dla klientów do dokonania płatności, takie jak numer faktury, kwota do zapłaty oraz warunki płatności.
5. Śledzenie faktur: Śledzenie faktur jest ważne, aby zapewnić, że klienci dokonują płatności na czas. Śledzenie faktur pozwala firmom śledzić klientów, jeśli płatności nie zostały otrzymane, oraz identyfikować wszelkie problemy z rozliczeniami.
6. Wysyłanie faktury: Po utworzeniu szablonu faktury, firmy powinny wysyłać faktury do klientów za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej. W zależności od warunków płatności, klienci mogą być zobowiązani do dokonania płatności w całości lub mogą mieć możliwość dokonania płatności częściowych.
7. Przetwarzanie płatności: Po wysłaniu faktury, firmy powinny przetwarzać otrzymane płatności. Może to obejmować wprowadzenie płatności do systemu księgowego, wydanie kredytu lub zwrotu pieniędzy, lub podjęcie innych działań w celu zapewnienia, że klient jest zadowolony.
8. Rejestrowanie płatności w systemie księgowym: Po przetworzeniu płatności, firmy powinny zarejestrować płatność w swoim systemie księgowym. Pomaga to zapewnić, że wszystkie płatności są śledzone dokładnie, a konto klienta jest aktualizowane.
Wykonując te kroki, firmy mogą zapewnić, że prawidłowo rejestrują faktury i przetwarzają płatności. Posiadanie efektywnego systemu fakturowania pomaga firmom pozostać zorganizowanymi i wydajnymi, a także pomaga im utrzymać pozytywne relacje z klientami.
Zapis w dzienniku dla faktury otrzymanej od sprzedawcy to obciążenie konta Accounts Payable i uznanie konta sprzedawcy.
Faktura jest zapisem transakcji pomiędzy dwoma stronami, zazwyczaj kupującym i sprzedającym. Faktura zazwyczaj pokazuje, jakie towary lub usługi zostały zakupione, ilość, cenę, wszelkie rabaty oraz całkowitą kwotę należności. Faktura jest aktywem dla strony, która ją wystawiła (sprzedawcy), ponieważ stanowi należność od drugiej strony (kupującego).
Zapis w dzienniku dla faktury to obciążenie konta należności i uznanie konta przychodów ze sprzedaży.
Kiedy otrzymujesz fakturę, musisz wykonać kilka kroków, aby zapewnić, że jest ona prawidłowo zaksięgowana. Po pierwsze, musisz sprawdzić fakturę, aby upewnić się, że jest na właściwą kwotę i że nie ma żadnych rozbieżności. Jeśli wszystko wygląda prawidłowo, trzeba będzie następnie zarejestrować fakturę w programie księgowym. Po zarejestrowaniu faktury należy upewnić się, że została ona zapłacona w odpowiednim czasie.
Istnieją cztery metody wprowadzania faktur:
1. Metoda bezpośrednia
2. Metoda pośrednia
3. Metoda dopasowania
4. Metoda średniej ważonej