Tworzenie warstwowych list rozwijanych w programie Microsoft Access może być świetnym sposobem na ułatwienie użytkownikom wprowadzania danych i uproszczenie nawigacji po danych. W tym artykule omówimy proces tworzenia warstwowych list rozwijanych w programie Access i jak to może być korzystne.
Warstwowa lista rozwijana, znana również jako lista hierarchiczna, jest typem listy, która zapewnia użytkownikom wiele poziomów wyboru. Na przykład, wielopoziomowa lista rozwijana może zawierać wybór na najwyższym poziomie, taki jak „Kraje”, po którym następuje drugi poziom wyboru, taki jak „Stany” i trzeci poziom wyboru, taki jak „Miasta”.
Tworzenie warstwowej listy rozwijanej w programie Access jest stosunkowo proste. Najpierw należy utworzyć tabele, które będą przechowywały dane dla każdego z poziomów w liście warstwowej. Po utworzeniu tabel należy ustanowić relację między tabelami, aby lista warstwowa działała prawidłowo.
Aby utworzyć warstwową listę rozwijaną, tabele zawierające dane muszą być powiązane w określony sposób. Można to zrobić, ustawiając relację między tabelami w oknie Relacje programu Access. Relacja ta powie Accessowi, jak powiązać dane z różnych tabel w warstwowej liście rozwijanej.
Po powiązaniu tabel kolejnym krokiem jest utworzenie listy rozwijanej warstwowej. Można to zrobić za pomocą narzędzia Access List Builder. Narzędzie to pozwala wybrać tabele, które znajdą się na liście warstwowej, oraz określić, które pola powinny być wyświetlane na każdym poziomie.
W celu zapewnienia, że dane są wprowadzane prawidłowo, ważne jest dodanie reguł walidacji do listy rozwijanej warstwowej. Można to zrobić poprzez ustawienie reguły sprawdzania poprawności danych w oknie Właściwości dostępu. Zapewni to, że na liście wiązanej będą wprowadzane tylko prawidłowe wpisy.
Po skonfigurowaniu warstwowej listy rozwijanej i dodaniu reguł walidacji ważne jest, aby stworzyć interfejs użytkownika dla listy. Można to zrobić poprzez dodanie do formularza Access kontroli rozwijanej. Dzięki temu użytkownicy będą mogli w łatwy sposób wybrać poszczególne poziomy listy.
Po skonfigurowaniu warstwowej listy rozwijanej ważne jest przetestowanie jej, aby upewnić się, że działa prawidłowo. Można to zrobić poprzez wprowadzenie danych do listy i sprawdzenie, czy zostały one poprawnie zapisane. Jeśli pojawią się jakiekolwiek błędy, ważne jest, aby rozwiązać problem w celu zapewnienia, że lista działa prawidłowo.
Tworzenie warstwowej listy rozwijanej w programie Access może być świetnym sposobem na ułatwienie użytkownikom wprowadzania danych i uproszczenie nawigacji po danych. Wykonując kroki przedstawione w tym artykule, można łatwo utworzyć warstwową listę rozwijaną i dodać reguły walidacji, aby zapewnić prawidłowe wprowadzanie danych.
Tak. Aby utworzyć listę rozwijaną w programie Microsoft Access, wykonaj następujące kroki:
1. Utwórz nową tabelę z wartościami, które mają się pojawić na Twojej liście rozwijanej. Na przykład, jeśli chcesz, aby Twoja lista rozwijana zawierała listę stanów USA, utworzyłbyś tabelę z listą wszystkich 50 stanów.
2. W bazie danych Access utwórz formularz, który będzie zawierał Twoją listę rozwijaną.
3. Na formularzu wstaw kontrolkę pola kombi. Aby to zrobić, kliknij narzędzie Combo Box w przyborniku, a następnie kliknij miejsce na formularzu, w którym chcesz, aby pojawiło się pole kombi.
4. W oknie właściwości pola kombi kliknij kartę Dane.
5. We właściwości „Źródło wiersza” kliknij przycisk wielokropka (…). Spowoduje to wyświetlenie konstruktora zapytań.
6. Wybierz tabelę, którą utworzyłeś w kroku 1 jako źródło danych dla swojego pola kombi.
7. W konstruktorze zapytań kliknij dwukrotnie na pole, które ma się pojawić na liście rozwijanej. Spowoduje to dodanie pola do wyników zapytania.
8. Zamknij konstruktor zapytań i wróć do formularza.
9. W oknie właściwości pola kombi kliknij zakładkę Format.
10. We właściwości „Column Count” wpisz wartość „1”. Dzięki temu na liście rozwijanej pojawi się tylko to pole, które zostało wybrane w konstruktorze zapytań.
11. We właściwości „Column Widths” wpisz szerokość, na jaką chcesz, aby pole pojawiło się na liście rozwijanej. Na przykład, jeśli chcesz, aby pole zajmowało całą szerokość pola kombi, wpiszesz „0”.
12. Zamknij okno właściwości pola kombi. Twoja lista rozwijana jest teraz gotowa do użycia.
Zakładając, że korzystasz z programu Microsoft Access:
1. Otwórz swoją bazę danych Access.
2. Kliknij na zakładkę „Utwórz”.
3. kliknąć na ikonę „Projekt formularza”.
4. Kliknij i przeciągnij obiekt „Combo Box” z „Toolbox” na swój formularz.
5. Kliknij prawym przyciskiem myszy na polu kombi i wybierz „Właściwości”.
6. We właściwości „Źródło wiersza” wpisz listę wartości, które chcesz, aby pojawiły się w liście rozwijanej, oddzielone średnikami.
7. Ustaw właściwość „Limit to List” na „Yes”.
8. Zamknij okno „Właściwości”.
9. Zapisz i zamknij formularz.
Istnieją dwie metody tworzenia niestandardowej listy rozwijanej. Pierwsza metoda polega na wykorzystaniu funkcji Walidacja danych w programie Excel. Aby skorzystać z tej metody, zaznacz komórki, które mają zawierać listę, a następnie przejdź do opcji Dane > Walidacja danych. W oknie dialogowym Walidacja danych wybierz kartę Ustawienia i wybierz „Lista” z menu rozwijanego Dozwolone. Następnie kliknij w polu Źródło i wprowadź elementy listy, oddzielone przecinkami. Na koniec kliknij przycisk OK, aby zapisać zmiany.
Druga metoda polega na utworzeniu nazwanego zakresu, a następnie użyciu tego zakresu jako źródła dla listy. Aby użyć tej metody, najpierw wprowadź elementy listy do arkusza, a następnie zaznacz te komórki. Przejdź do sekcji Formuły > Menedżer nazw, a następnie kliknij przycisk Nowy. W oknie dialogowym Nowa nazwa wpisz nazwę zakresu w polu Nazwa, a następnie kliknij w polu Odnosi się do i naciśnij klawisz F3. Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego Wklej nazwę, które pokazuje wszystkie nazwane zakresy w skoroszycie. Wybierz właśnie utworzony zakres nazwany, a następnie kliknij przycisk OK. Na koniec przejdź do zakładki Dane > Walidacja danych i wprowadź nazwany zakres w polu Źródło.