2. Wprowadzenie do listu biznesowego – Dobrze opracowany wstęp jest niezbędny w każdym liście biznesowym. Powinien on zawierać niezbędne informacje ogólne, aby dać czytelnikowi kontekst i powinien ustalić cel listu. Powinien być również jasny i zwięzły.
3. Adresowanie odbiorców listu biznesowego – List biznesowy powinien być zawsze skierowany do konkretnego odbiorcy lub grupy odbiorców. Odbiorca powinien być wyraźnie określony, a jego dane kontaktowe powinny być zawarte. Jeśli adresatami jest wielu odbiorców, ważne jest, aby upewnić się, że każdy z nich jest prawidłowo zaadresowany.
4. Wybór właściwego powitania dla listu biznesowego – Powitanie jest ważne, aby list biznesowy był profesjonalny. Ton powitania powinien być odpowiedni dla organizacji i relacji z odbiorcą. Ważne jest, aby upewnić się, że powitanie nie jest zbyt swobodne ani zbyt formalne.
5. Poruszanie dwóch tematów w liście biznesowym – Podczas pisania listu biznesowego często konieczne jest poruszanie wielu tematów. Ważne jest, aby każdy temat był poruszony w osobnym akapicie, a wszystkie istotne informacje zostały zawarte. Ważne jest również wyraźne rozróżnienie pomiędzy dwoma tematami.
6. Treść listu biznesowego – W treści listu biznesowego należy wyjaśnić cel listu i podać wszelkie dodatkowe istotne informacje. Powinna być zwięzła i jasna, a także zawierać tylko te informacje, które są niezbędne do realizacji celu listu.
7. Adresowanie wielu odbiorców listu biznesowego – W przypadku adresowania wielu odbiorców w liście biznesowym, ważne jest, aby upewnić się, że każdy odbiorca jest adresowany prawidłowo. Jeśli list podpisuje kilka osób, należy upewnić się, że list jest adresowany do wszystkich odbiorców.
8. Pisanie profesjonalnego zamknięcia listu biznesowego – Zamknięcie listu biznesowego jest ważne dla utrzymania profesjonalnego tonu. Powinno być jasne, zwięzłe i dziękować odbiorcom za ich czas. Powinno również zawierać wszelkie niezbędne informacje kontaktowe.
9. Ostateczny przegląd i edycja listu biznesowego – Przed wysłaniem listu biznesowego ważne jest, aby przejrzeć i zredagować dokument, aby upewnić się, że jest on profesjonalny. Obejmuje to sprawdzenie, czy nie ma literówek, błędów gramatycznych i czy list jest jasny i zwięzły.
A Comprehensive Guide to Writing Professional Business Letters to doskonałe źródło informacji dla każdego, kto chce rozwinąć swoje umiejętności pisania listów biznesowych. Ten przewodnik zawiera przegląd elementów składowych listu biznesowego, wskazówki dotyczące tworzenia profesjonalnego dokumentu oraz sugestie dotyczące poruszania dwóch tematów w jednym liście. Dzięki temu przewodnikowi każdy może stworzyć profesjonalny list biznesowy.
Prawidłowe pozdrowienie dla wielu odbiorców to „Drogi Odbiorco(-y)”,
Kiedy zwracasz się do dwóch organizacji w formalnym liście, powinieneś podać nazwę każdej z nich, a następnie odpowiednie tytuły dla każdej z nich. Na przykład:
Drogi Panie Smith i Pani Jones,
Dziękuję za poświęcony czas i wysiłki w imieniu Korporacji XYZ i Korporacji ABC. Wasze poświęcenie jest godne pochwały i docenienia.
Z poważaniem,
Twoje nazwisko
W przypadku adresowania formalnego e-maila do wielu odbiorców ważne jest, aby użyć właściwego tytułu dla każdej osoby. Na przykład, jeśli wysyłasz e-mail do swojego szefa i współpracownika, zwracasz się do szefa jako „Pan Smith”, a do współpracownika jako „Pani Jones”. Jeśli nie jesteś pewien czyjegoś tytułu, możesz użyć jego pełnego nazwiska.
Nie ma ostatecznej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ zależy to od konkretnej sytuacji i kontekstu. Generalnie jednak uważa się, że bardziej uprzejme i profesjonalne jest zwracanie się do każdej osoby indywidualnie w korespondencji. Pokazuje to, że poświęcasz czas na spersonalizowanie swojej wiadomości i dbasz o każdego odbiorcę. W razie wątpliwości, zawsze najlepiej jest zachować ostrożność i poświęcić dodatkowy czas, aby zwrócić się do każdej osoby po imieniu.
Pisząc profesjonalny list do dwóch osób, ważne jest, aby stosować właściwą salutację i etykietę zamykającą. Pozdrowienie powinno zawierać tytuły i nazwiska obu adresatów. Na przykład: „Drogi Panie Smith i Pani Jones”. Treść listu powinna być skierowana do obu odbiorców z użyciem zaimków w liczbie mnogiej. Na przykład: „Dziękuję za poświęcony czas i wysiłek w tej sprawie”. Zakończenie powinno być również zaadresowane do obu odbiorców i powinno zawierać uprzejmy zwrot, taki jak: „Z poważaniem”.