Aby skutecznie uzgadniać zapasy, konieczne jest zrozumienie podstaw tego procesu. Uzgadnianie stanu zapasów polega na sprawdzeniu, czy stan fizyczny zapasów odpowiada poziomowi zapasów wykazanemu w ewidencji księgowej. Można to zrobić poprzez porównanie fizycznego inwentarza do zapisów zamówień zakupu, faktur sprzedaży i korekt zapasów. Istnieją różne metody uzgadniania zapasów, z których najczęstszą jest metoda wieczysta. Metoda ta obejmuje śledzenie zapasów na co dzień i jest powszechnie stosowana w przedsiębiorstwach, które mają duże zapasy.
Dla przedsiębiorstw ważne jest, aby zapewnić, że wszystkie zapisy dotyczące zapasów są dokładne. Można to osiągnąć poprzez sprawdzenie, że wszystkie transakcje inwentaryzacyjne są prawidłowo rejestrowane i że poziomy zapasów odpowiadają zapisom. Proces ten powinien być wykonywany regularnie, aby zapewnić dokładność. Dodatkowo, firmy powinny również zwrócić uwagę na wszelkie rozbieżności między fizycznym inwentarzem a ewidencją i podjąć działania w celu ich skorygowania.
Wiele firm korzysta obecnie z technologii, aby proces uzgadniania inwentarza był łatwiejszy i bardziej efektywny. Zautomatyzowane systemy, takie jak skanery kodów kreskowych i oprogramowanie do zarządzania zapasami mogą być wykorzystywane do śledzenia zapasów i sprawiają, że proces uzgadniania zapasów jest szybszy i bardziej dokładny. Dodatkowo, systemy te mogą również generować raporty, które mogą pomóc firmom w identyfikacji wszelkich rozbieżności i podjęciu działań naprawczych.
W celu zapewnienia, że proces uzgadniania zapasów jest udany, firmy powinny przyjąć najlepsze praktyki. Obejmuje to ustanowienie standardowego procesu uzgadniania zapasów, posiadanie wystarczającej liczby pracowników do wykonania procesu oraz przeprowadzanie regularnych kontroli zapisów dotyczących zapasów. Dodatkowo, firmy powinny również prowadzić dokładną ewidencję transakcji inwentaryzacyjnych i zapewnić, że wszystkie korekty są odpowiednio udokumentowane.
Dla przedsiębiorstw istotne jest wdrożenie kontroli wewnętrznych w celu zapewnienia dokładności procesu uzgadniania stanu zapasów. Obejmuje to zapewnienie, że wszystkie korekty są właściwie udokumentowane, że ewidencja zapasów jest dokładna i że wszystkie transakcje są właściwie zarejestrowane. Dodatkowo przedsiębiorstwa powinny mieć również wdrożony proces audytu wewnętrznego w celu sprawdzenia dokładności ewidencji zapasów i upewnienia się, że wszystkie korekty są właściwie udokumentowane.
W celu zapewnienia, że proces uzgadniania zapasów jest udany, przedsiębiorstwa powinny zapewnić, że ich pracownicy są odpowiednio przeszkoleni w zakresie tego procesu. Można to osiągnąć poprzez zapewnienie szkolenia na temat podstaw uzgadniania zapasów, najlepszych praktyk i kontroli wewnętrznych. Dodatkowo, firmy powinny również upewnić się, że ich pracownicy są zaznajomieni z różnymi metodami używanymi do uzgadniania stanu zapasów i są w stanie zidentyfikować wszelkie rozbieżności.
Jednym z kluczowych aspektów uzgadniania zapasów jest identyfikacja i rozwiązywanie wszelkich rozbieżności. Obejmuje to rozbieżności między spisem z natury a ewidencją zapasów, jak również rozbieżności między rzeczywistymi poziomami zapasów a ewidencją zapasów. Przedsiębiorstwa powinny zapewnić, że wszelkie rozbieżności są właściwie identyfikowane i rozwiązywane w odpowiednim czasie.
W celu zapewnienia dokładności procesu uzgadniania stanu zapasów, firmy powinny używać raportów do monitorowania poziomu zapasów. Może to pomóc firmom w identyfikacji wszelkich rozbieżności pomiędzy spisem z natury a ewidencją zapasów, jak również w identyfikacji trendów w poziomach zapasów. Dodatkowo może to pomóc przedsiębiorstwom w podjęciu działań naprawczych i zapewnić, że poziomy zapasów pozostają dokładne.
W celu zapewnienia dokładności procesu uzgadniania stanu zapasów, przedsiębiorstwa powinny dokumentować ten proces. Obejmuje to dokumentowanie wszystkich korekt, rozbieżności i transakcji inwentaryzacyjnych. Dodatkowo, firmy powinny również dokumentować wewnętrzne kontrole i najlepsze praktyki, które są wykorzystywane w procesie. Robiąc to, firmy mogą zapewnić, że proces uzgadniania zapasów jest udany i dokładny.
Aby dokonać uzgodnienia zapasów w programie Excel, należy utworzyć osobny arkusz dla każdej pozycji zapasów. W każdym arkuszu należy wymienić nazwę pozycji zapasów, aktualny poziom zapasów, poziom zapasów na początku okresu, poziom zapasów na końcu okresu, zapasy otrzymane w okresie, zapasy wydane w okresie i zapasy w ręku na koniec okresu. Następnie trzeba będzie obliczyć zapas otrzymany w danym okresie, zapas wyemitowany w danym okresie oraz zapas w ręku na koniec okresu.
Częstotliwość uzgadniania stanu zapasów zależy od wielkości i złożoności Twojego biznesu, jak również od wartości Twoich zapasów. Dobrą zasadą jest uzgadnianie stanu zapasów co najmniej raz w miesiącu.
Większość firm doświadczy w pewnym momencie pewnych rozbieżności pomiędzy ewidencją zapasów a ich rzeczywistym stanem magazynowym. Istnieje kilka różnych sposobów, aby rozwiązać te rozbieżności:
1. Pierwszym krokiem jest próba zidentyfikowania pierwotnej przyczyny rozbieżności. Może to być spowodowane błędami w ewidencji zapasów, błędy w fizycznym liczeniu, a nawet kradzieży lub uszkodzenia.
2. Po zidentyfikowaniu pierwotnej przyczyny można podjąć działania naprawcze, aby zapobiec przyszłym rozbieżnościom. Na przykład jeżeli rozbieżność jest spowodowana błędami w ewidencji zapasów, można wprowadzić lepsze procedury prowadzenia ewidencji.
3. Jeżeli rozbieżności nie można w pełni wyjaśnić, wówczas przedsiębiorstwa zazwyczaj dostosowują swoją ewidencję zapasów, tak aby odpowiadała ona wynikowi fizycznego liczenia. Może to obejmować odpisy za brakujące lub uszkodzone zapasy.