Materiały biurowe są niezbędne dla każdej firmy, ale ważne jest, aby je śledzić. Właściwa księgowość materiałów biurowych jest niezbędna, aby zapewnić, że organizacja jest w stanie dokładnie monitorować swoje wydatki i utrzymać kontrolę wewnętrzną. W tym artykule przyjrzymy się, jak rejestrować, monitorować i raportować materiały biurowe w systemie księgowości biurowej.
Rachunkowość materiałów biurowych jest procesem śledzenia, ile pieniędzy jest wydawanych na różne materiały biurowe używane w organizacji. Obejmuje to wszystkie materiały, materiały eksploatacyjne i sprzęt używany w biznesie. Dla organizacji ważne jest, aby mieć zrozumienie kosztów związanych z ich materiałów biurowych i zapewnić, że są one prawidłowo rejestrowane.
Księgowanie materiałów biurowych w systemie księgowości biurowej jest niezbędne do śledzenia kosztów z nimi związanych. System rachunkowości powinien zawierać system do rejestrowania zakupu i wykorzystania materiałów biurowych. Informacja ta powinna zawierać rodzaj i ilość materiałów, koszt i datę zakupu.
Monitorowanie wydatków na materiały biurowe jest ważną częścią procesu księgowania materiałów biurowych. Organizacje powinny regularnie śledzić swoje wydatki na materiały biurowe i porównywać je z budżetem. Pomoże im to zidentyfikować wszelkie potencjalne problemy lub obszary poprawy.
Materiały biurowe mają ograniczoną żywotność i w końcu będą musiały zostać wymienione. Rozliczanie amortyzacji materiałów biurowych jest ważne dla zrozumienia prawdziwego kosztu materiałów. Amortyzacja powinna być obliczona i wykorzystana do dostosowania kosztów materiałów w czasie.
Organizowanie i przechowywanie dokumentacji materiałów biurowych jest niezbędne dla dokładnego prowadzenia księgowości. Wszystkie zapisy powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu i powinny zawierać datę zakupu, rodzaj materiałów i ilość użytych materiałów.
Rozważając, jak przypisać klasyfikacje kosztów do materiałów biurowych, organizacje powinny wziąć pod uwagę rodzaj materiałów, częstotliwość użytkowania i szacowany okres użytkowania materiałów. To pomoże zapewnić, że koszt każdego materiału jest dokładnie śledzony.
Organizacje powinny opracować standardowe procedury zaopatrzenia biurowego, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy są świadomi procesu księgowania. Pomoże to zapewnić, że organizacja jest w stanie dokładnie śledzić koszty materiałów biurowych w czasie.
Ustanowienie kontroli wewnętrznej dla materiałów biurowych jest ważne dla zapewnienia, że organizacja jest w stanie monitorować swoje wydatki. Obejmuje to opracowanie procedur zamawiania materiałów, śledzenia wykorzystanej ilości oraz monitorowania kosztów materiałów w czasie.
Tworzenie raportów dla księgowości materiałów biurowych jest ważne dla zrozumienia kosztów materiałów i monitorowania budżetu. Raporty powinny zawierać rodzaj materiałów, ilość użytych materiałów, koszt i amortyzację materiałów w czasie.
Śledzenie materiałów biurowych jest niezbędne dla każdej firmy. Poprzez zrozumienie procesu księgowego i utrzymywanie dokładnych zapisów, organizacje mogą zapewnić sobie możliwość śledzenia wydatków i utrzymania kontroli wewnętrznej.
Materiały biurowe w rachunkowości są zwykle klasyfikowane jako aktywa obrotowe, ponieważ większość materiałów biurowych jest zużywana w ciągu roku. Konto to służy do śledzenia wartości materiałów biurowych znajdujących się na stanie, tak aby firma mogła je uzupełniać w miarę potrzeb.
Istnieje kilka różnych sposobów kategoryzacji materiałów biurowych, ale powszechnym sposobem jest podzielenie ich na meble, technologię i ogólne materiały biurowe. Meble obejmują takie elementy jak biurka, krzesła i szafki na dokumenty. Technologia obejmuje elementy takie jak komputery, drukarki i faksy. Ogólne materiały biurowe obejmują takie przedmioty jak długopisy, papier i karteczki Post-It.
Aby rejestrować materiały na koncie, musisz stworzyć nowe konto w swoim programie księgowym dla materiałów. To konto powinno być kontem zobowiązań, ponieważ będziesz winien dostawcy za materiały. Po utworzeniu konta, można rejestrować poszczególne transakcje w miarę ich występowania. Na przykład, jeśli kupisz na kredyt materiały o wartości 100 dolarów, to zaksięgujesz debet na koncie Materiały na 100 dolarów i kredyt na koncie Zobowiązania na 100 dolarów.
Zapis w dzienniku dla materiałów biurowych wyglądałby następująco:
Debit Credit
Office Supplies 100
Wpis ten zostałby dokonany w celu zarejestrowania zakupu materiałów biurowych. Konto materiałów biurowych zostałoby obciążone kosztem materiałów, a uznanie nastąpiłoby na konto, z którego zapłacono za materiały.