1. Przegląd podstawowych zapisów – Prowadzenie dokładnych i aktualnych zapisów jest istotną częścią prowadzenia udanej małej firmy. Może pomóc w utrzymaniu organizacji i dostarczyć informacji o kondycji finansowej firmy. Zapisy, które należy prowadzić, będą zależały od rodzaju prowadzonej działalności i przepisów prawa obowiązującego w danym stanie.
2. Dokumentacja finansowa – Dokumentacja finansowa to dokumenty, które rejestrują transakcje finansowe firmy. Przykłady dokumentacji finansowej obejmują faktury, wyciągi bankowe, wyciągi z kart kredytowych i rejestry płac. Ważne jest, aby prowadzić dokładną i aktualną dokumentację finansową w celu zapewnienia dobrej kondycji finansowej firmy.
3. Dokumentacja pracownicza – Dokumentacja pracownicza to dokumenty, które szczegółowo opisują informacje o pracowniku. Przykłady dokumentacji pracowniczej obejmują życiorysy, podania o pracę, umowy pracownicze i oceny wydajności. Prowadzenie dokładnej i aktualnej dokumentacji pracowniczej jest ważne przy podejmowaniu decyzji o zatrudnianiu i zwalnianiu, jak również przy zachowaniu zgodności z prawem pracy.
4. Dokumentacja podatkowa – Dokumentacja podatkowa to dokumenty, które rejestrują podatki płacone przez firmę. Przykłady ewidencji podatkowych obejmują ewidencję podatku od sprzedaży, ewidencję podatku dochodowego oraz ewidencję podatku od wynagrodzeń. Prowadzenie dokładnej i aktualnej dokumentacji podatkowej jest ważne dla zachowania zgodności z przepisami podatkowymi i składania dokładnych deklaracji podatkowych.
5. Dokumentacja prawna – Dokumentacja prawna to dokumenty, które rejestrują prawne aspekty działalności. Przykłady dokumentacji prawnej obejmują umowy, rejestry własności intelektualnej i rejestry własności. Prowadzenie dokładnej i aktualnej dokumentacji prawnej jest ważne dla zachowania zgodności z wymogami prawnymi i ochrony interesów prawnych firmy.
6. Dokumentacja księgowa – Dokumentacja księgowa to dokumenty, które rejestrują transakcje finansowe przedsiębiorstwa. Przykłady dokumentacji księgowej obejmują faktury, wyciągi bankowe i wyciągi z kart kredytowych. Prowadzenie dokładnej i aktualnej dokumentacji księgowej jest ważne dla zrozumienia kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
7. Dokumentacja ubezpieczeniowa – Dokumentacja ubezpieczeniowa to dokumenty, które rejestrują polisy ubezpieczeniowe przedsiębiorstwa. Przykłady dokumentacji ubezpieczeniowej obejmują dokumentację dotyczącą ubezpieczenia majątkowego, dokumentację dotyczącą ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej oraz dokumentację dotyczącą ubezpieczenia od wypadków przy pracy. Prowadzenie dokładnej i aktualnej dokumentacji ubezpieczeniowej jest ważne dla zachowania zgodności z przepisami ubezpieczeniowymi i ochrony interesów finansowych firmy.
8. Zapisy dotyczące umów – Zapisy dotyczące umów to dokumenty, które rejestrują umowy zawierane przez firmę. Przykłady umów obejmują umowy z klientami, sprzedawcami i pracownikami. Prowadzenie dokładnych i aktualnych zapisów umów jest ważne dla zachowania zgodności ze zobowiązaniami umownymi i ochrony interesów prawnych firmy.
9. Zapisy inwentaryzacyjne – Zapisy inwentaryzacyjne to dokumenty, które rejestrują stan zapasów w firmie. Przykłady ewidencji zapasów obejmują zlecenia zakupu, wykazy zapasów i rejestry sprzedaży. Prowadzenie dokładnej i aktualnej ewidencji zapasów jest ważne dla zrozumienia stanu zapasów w firmie i optymalizacji zarządzania zapasami.
Istnieje wiele różnych rodzajów rejestrów, które małe firmy muszą prowadzić, aby przestrzegać różnych praw i przepisów. Należą do nich rejestry finansowe, rejestry przepracowanych godzin przez pracowników oraz rejestry wszelkich zdarzeń lub wypadków związanych z bezpieczeństwem. Dokumentacja finansowa musi być prowadzona w celu śledzenia dochodów i wydatków oraz przygotowania sprawozdań finansowych. Rejestry godzin pracy pracowników muszą być przechowywane w celu zapewnienia, że pracownicy są prawidłowo opłacani oraz w celu zapewnienia zgodności z prawem pracy. Zapisy zdarzeń i wypadków związanych z bezpieczeństwem muszą być przechowywane w celu śledzenia trendów i zapewnienia, że odpowiednie środki bezpieczeństwa są na miejscu.
Firma powinna mieć wiele różnych plików, aby śledzić swoje działania biznesowe i przestrzegać różnych przepisów. Pliki te mogą obejmować akta osobowe, dokumentację finansową, akta klientów i akta produktów.
Istnieje kilka różnych rodzajów dokumentów biznesowych, które będziesz musiał przechowywać przez co najmniej 7 lat. Należą do nich dokumenty finansowe, takie jak faktury i rachunki, a także wszelkie dokumenty związane z umowami i świadczeniami pracowniczymi. Powinieneś również przechowywać wszelkie zapisy dotyczące postępowań prawnych lub sporów, a także wszelkie oceny wpływu na środowisko lub inne pozwolenia i licencje.
5 podstawowych kategorii archiwizacji to:
1. Alfa – Jest to najczęściej spotykany rodzaj archiwizacji i służy do składania dokumentów w porządku alfabetycznym.
2. Numeryczna – Ten rodzaj archiwizacji służy do składania dokumentów w porządku numerycznym.
3. geograficzny – ten rodzaj składania dokumentów służy do składania dokumentów według lokalizacji.
4. Temat – ten typ składania dokumentów służy do składania dokumentów według tematu.
5. Chronologiczny – ten rodzaj archiwizacji służy do przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym.
Istnieje pięć głównych rodzajów zapisów, które muszą być przechowywane w firmie lub miejscu pracy:
1. Dokumentacja finansowa: Obejmuje to zapisy wszystkich dochodów i wydatków, a także faktury, paragony, wyciągi bankowe i deklaracje podatkowe.
2. Dokumentacja pracownicza: Obejmuje to zapisy wszystkich szczegółów dotyczących pracowników, takich jak informacje kontaktowe, role i obowiązki zawodowe, oceny wydajności i szczegóły dotyczące wynagrodzenia.
3. Dokumentacja dotycząca zdrowia i bezpieczeństwa: Obejmuje to zapisy wszystkich zdarzeń związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem, a także oceny ryzyka i procedury awaryjne.
4. Dokumentacja klientów: Obejmuje to zapisy wszystkich klientów, ich dane kontaktowe, historię zakupów oraz wszelkie skargi i zapytania, które złożyli.
5. Rejestry dostawców: Obejmuje to zapisy wszystkich dostawców, ich dane kontaktowe, ich produkty i usługi oraz wszelkie harmonogramy dostaw lub umowy.